En quête d’un prestataire pour l’organisation d’une convention, un séminaire ou un road show, pour le compte de votre société ? Trouver une bonne agence évènementielle de confiance n’est pas facile. Vous devez passer par plusieurs démarches pour l’assurance d’un projet réussi. Suivez nos conseils pour trouver l’agence fiable pour vous accompagner dans l’organisation de votre évènement.
Connaître ses attentes et ses objectifs pour mieux orienter le projet
Posez-vous les questions : de quoi ai-je besoin pour réaliser cet évènement? Je suis en charge de l’organisation, je dois me fixer des objectifs, quels objectifs ? Comparez les agences ayant donné suite à votre appel d’offre et évaluez chacune des propositions en fonction de vos contraintes et vos moyens financiers, en fonction de la qualité et l’innovation des solutions. Le mobilier évènementiel Alsace est-il inclus dans l’offre ? Quid de la panoplie des offres ? Informez-vous sur le domaine d’expertise des agences, leurs clientèles, leurs réputations ? Quel est leur atout par rapport à la concurrence ?
Pendant la sélection: mettez les agences en concurrence
Rassemblement des agences pour le briefing
Mettez à disposition des agences concurrentes votre brief ou votre cahier de charge en mettant en évidence les renseignements nécessaires dans le cadre de l’organisation de votre projet tel que: la date, le budget, le lieu, le public visé, besoins en mobilier évènementiel Strasbourg. Ce dernier doit être précis, budgété et approuvé en interne.
Après le briefing, les agences sont en mesure de recommander des solutions en adéquation avec le contenu du cahier de charges. Toutefois, pour que les agences réussissent leurs missions, sachez répondre leurs questions avec réactivité.
Étude des offres
Facilitez la comparaison des offres des agences en réalisant une évaluation sur la base de certains critères : est-ce que telle ou telle agence comprend la problématique posée ? Sa réponse est-elle appropriée ? Est-elle originale ? Quid de sa réactivité et de sa faculté d’écoute ? Elle dépasse ou non le budget ? La qualité des documents est-elle satisfaisante ?
Pour choisir les agences, les détenteurs du projet procèdent en deux temps : d’abord, par élimination de quelques agences, ensuite par une évaluation raffinée des offres des agences sélectionnées.
À vous le choix!
Quelle agence correspond le plus à toutes vos exigences, notamment en termes d’innovation et d’adéquation aux détails de votre évènement (activités, emplacement et destination)? Pour organiser un évènement, la confiance est importante. Effectivement, vous pouvez être sûr d’obtenir un bon service de la part d’une agence expérimentée et pleine de relations. Une agence à taille humaine apportera une touche artisanale et personnalisée à votre évènement. Surtout, soyez confiant et soyez à l’écoute de votre intuition !
